blogspot
မည္သည့္ဇာစ္ျမစ္၊ မည္သည့္ေနရာကေန သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ရရွိပါသနည္း။ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ရရွိရာ ဇာစ္ျမစ္ေနရာသည္ မိမိ ဘာလိုအပ္ေနသလဲ ဆိုတာအေပၚ မူတည္ေနပါသည္။ မည္သို႔ဆိုေစ သတင္း အခ်က္အလက္ေတြကေတာ့ ေျမာက္ျမားလွစြာေသာ ဇာစ္ျမစ္ ေနရာေတြ ဆီကေန လာႏိုင္ပါသည္။ ဆိုရေသာ္ -
-ေဖာက္သည္ေတြဆီက၊
-အမႈေဆာင္ေတြဆီိက၊
-အလုပ္သမားေတြဆီက၊
-မိမိ (မန္ေနဂ်ာ) ဆီက၊
-မိမိရဲ႕ ဌာနႏွင့္ျဖစ္ေစ၊
-မိမိရဲ႕ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းမ်ားႏွင့္ ျဖစ္ေစ အျပန္အလွန္ ဆက္သြယ္ ေဆာင္ရြက္ေနရေသာ ကုမၸဏီအတြင္းရွိ တျခား ဌာနဆိုင္ရာ မန္ေနဂ်ာမ်ားႏွင့္ ဝန္ထမ္း အလုပ္သမားမ်ားဆီက၊
-လုပ္ငန္းသံုးကုန္ ေပးသြင္းသူမ်ား (suppliers)ဆီက သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ရရွိႏိုင္ပါသည္။
ဤမွ်ေလာက္ ေရးသားေဖာ္ရလွ်င္ မည္သို႔ေသာ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ေကာက္ယူ စုစည္းရမည္၊ မည္သည့္ ေနရာကေန ေကာက္ယူ စုစည္းႏိုင္သည္ ဆိုတာကို အၾကမ္းဖ်င္းသေဘာ သိရွိ နားလည္ႏိုင္လိမ့္မည္ဟု ေမွ်ာ္လင့္ရပါသည္။ ေနာက္ ေမးခြန္း တစ္ခုမွာ -“ဘာေတြကို မွတ္တမ္းမွတ္ရာ ျပဳထားရမလဲ” ဆိုတာပဲ ျဖစ္သည္။ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ စီမံခန္႔ခြဲမႈ အတြက္ပဲ ဆိုလွ်င္ ေအာက္ေဖာ္ျပပါတို႔ကို မ်က္ျခည္မျပတ္ သိရွိေနႏိုင္ဖို႔ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ား ျပဳထားရန္ လိုအပ္ပါလိမ့္မည္။
-ရည္မွန္းခ်က္မ်ားႏွင့္ စံခ်ိန္စံႏႈန္းမ်ား ျပည့္မီေအာင္ အေကာင္အထည္ ေဖာ္ႏိုင္မႈ မေဖာ္ႏိုင္မႈ မွတ္တမ္းမ်ား၊
-အလုပ္သမားတစ္ဦး၏ အျပဳအမႈ သို႔တည္းမဟုတ္ လုပ္ေဆာင္ခ်က္အေပၚ ခ်ီးက်ဴး ေဝဖန္ သံုးသပ္မႈမ်ား၊
-ညံ့ဖ်င္းေသာ လုပ္ေဆာင္ခ်က္လား၊ သို႔တည္းမဟုတ္ သာလြန္ ေကာင္းမြန္ေသာ လုပ္ေဆာင္ခ်က္လား ဆိုသည္ကို ေျခေျချမစ္ျမစ္ သတ္မွတ္ႏိုင္ဖို႔ အတြက္ လိုအပ္သည့္ ခိုင္လံုေသာ အေထာက္အထားမ်ား၊
-မိမိႏွင့္ မိမိ၏ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းမ်ားအတြက္ ျပႆနာ၏ အရင္းအျမစ္ သို႔တည္းမဟုတ္ ေအာင္ျမင္မႈ၏ အေၾကာင္းတရားတို႔ကို ပိုင္းျခား သတ္မွတ္ရာတြင္ အေထာက္အကူ ျဖစ္ေစသည့္ တျခားေသာ အခ်က္အလက္မ်ား၊
-လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းအား သိရွိၿပီး ျဖစ္ေၾကာင္း လက္မွတ္ ေရးထိုးေစရေလာက္ေအာင္ အေရးႀကီးသည့္ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည့္ မိမိႏွင့္ ဝန္ထမ္း အလုပ္သမားတို႔ အၾကား ေျပာဆိုေဆြးေႏြးမႈ မွတ္တမ္းမ်ား၊
-အေရးပါေသာ ျဖစ္ရပ္ အခ်က္အလက္မ်ား (critical incident data)။
အေရးပါေသာ ျဖစ္ရပ္ အခ်က္အလက္မ်ားဟု ဆိုရာတြင္ ေယဘုယ်အားျဖင့္ အတိုင္းအတာ တစ္ခုအရ လြန္ကဲေသာ အျပဳအမူမ်ဳိး၊ အထူးသျဖင့္ အဖ်က္သေဘာ ေဆာင္သည့္ အျပဳအမူမ်ဳိးကို ဆိုလိုပါသည္။ ဥပမာအားျဖင့္ အရက္ေသစာ ေသာက္စားမူးယစ္ၿပီး အလုပ္ခြင္သို႔ ေရာက္လာတာမ်ဳိး၊ ေဖာက္သည္က က်ိန္ဆဲတာမ်ဳိး၊ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ားအား ေအာ္ဟစ္ ႀကိမ္းေမာင္းတာမ်ဳိး၊ စိတ္အေႏွာင့္အယွက္ ေပးတာမ်ဳိး၊ သို႔တည္းမဟုတ္ ခိုးဝွက္တာမ်ဳိး ျဖစ္သည္။ အေရးပါေသာ ျဖစ္ရပ္တခ်ဳိ႕သည္ အလုပ္မွ ခ်က္ခ်င္း ထုတ္ပယ္ရေလာက္ေစသည့္ ခိုင္လံုေသာ အရင္းခံ အေၾကာင္းတရားမ်ား ျဖစ္သည္ကို ေတြ႕ျမင္ႏိုင္ပါသည္။ အဆိုပါ ျဖစ္ရပ္မ်ား ေပၚေပါက္လာသည့္အခါ သက္ဆိုင္ရာ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားကို ျပည့္စံုႏိုင္သမွ် ျပည့္ျပည့္စံုစံုႏွင့္ အခ်ိန္ေစာႏိုင္သမွ် ေစာေစာ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ား ျပဳစုထားျခင္းသည္ အေကာင္းဆံုး ျဖစ္ပါသည္။
ဥပမာ- အလုပ္သမားတစ္ဦး ယမကာရနံ႔ တသင္းသင္း၊ စကား ဗလံုးဗေထြးႏွင့္ အလုပ္ခြင္သို႔ ေရာက္လာတာမ်ဳိး ေတြ႕ျမင္ရသည့္အခါ ေန႔ရက္၊ အခ်ိန္အခါႏွင့္ အဆိုပါ အလုပ္သမားရဲ႕အျပဳအမူ အေသးစိတ္ အခ်က္အလက္မ်ားအျပင္ မိမိ မည္သို႔ ထိေတြ႕ ကိုင္တြယ္ခဲ့သလဲ ဆိုတာေတြကို မွတ္တမ္း တင္ထားရမည္ ျဖစ္သည္။ ျဖစ္သမွ် ဇာတ္ေၾကာင္းကို ျပန္ေျပာင္းတင္ျပသည့္ ပံုစံျဖင့္ အစီရင္ခံစာကိုလည္း ေရးသား ျပဳစုထားရမည္ ျဖစ္သည္။ ထိုသို႔ ေရးသားရာတြင္ အမွန္တကယ္ ဘာျဖစ္ခဲ့သလဲ ဆိုတာကိုပဲ ေရးသား ေဖာ္ျပရပါမည္။ ပံုႀကီးခ်ဲ႕တာမ်ဳိး၊ သို႔တည္းမဟုတ္ ေကာက္ခ်က္ခ်တာမ်ဳိး မပါရွိေစရပါ။ အလြန္ဆိုးရြားေသာ အေျခအေနမ်ဳိးဆိုလွ်င္ မ်က္ျမင္ကိုယ္ေတြ႕ ႀကံဳရသူ ၾကားလူ(third party) တစ္ဦးဦးအား အျဖစ္အပ်က္ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည့္ အစီရင္ခံစာကို ေရးသား တင္ျပထားေစရသည္။ အလုပ္မွ ထုတ္ပယ္ရေလာက္ေအာင္၊ သို႔တည္းမဟုတ္ ဥပေဒေၾကာင္းအရ အေရးယူရေလာက္ေအာင္ ေဆာင္ရြက္ရန္ လိုအပ္သည့္ အေျခအေနမ်ဳိး ျဖစ္သည္ဆိုပါက အေရးပါေသာ အျဖစ္အပ်က္ အစီရင္ခံစာမ်ား (critical incident reports)သည္ အလြန္ပင္ အေရးႀကီးလွပါသည္။ ယင္း အစီရင္ခံစာမ်ားသည္ စိုးရိမ္ဖြယ္ရာ ဆိုးဆိုးဝါးဝါး ျပႆနာမ်ားကို မွန္မွန္ကန္ကန္ ကိုင္တြယ္ ေျဖရွင္းႏုိင္ရန္အတြက္ လိုအပ္ေသာ အေထာက္အထားမ်ားလည္း ျဖစ္ၾကသည္။ အထူးသျဖင့္ ထိကပါး ရိကပါး အေႏွာင့္အယွက္ ေပးသည့္ အမႈကိစၥ (harassment)မ်ဳိးအတြက္ အလြန္ပင္ အေရးပါေသာ အေထာက္အထားမ်ား ျဖစ္ၾကပါသည္။
လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ မွတ္တမ္းမ်ား၏ လားရာ
လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ားကို အက်ဳိးရွိေအာင္ မည္သို႔ အသံုးျပဳရပါမည္နည္း။ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းမ်ားက သူတို႔အေပၚ ခ်ီးက်ဴးဂုဏ္ျပဳမႈေတြ၊ သူတို႔ရဲ႕ ေအာင္ျမင္မႈေတြ၊ ေဖာက္သည္ေတြရဲ႕ ခ်ီးမြမ္းမႈေတြ အစရွိေသာ အျပဳသေဘာေဆာင္သည့္ အေထာက္အထား မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ား အားလံုးကို သူတို႔ရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ေတြထဲမွာ မေပ်ာက္မပ်က္ သိမ္းဆည္းထားေစလိုၾကသည္။ သို႔ေသာ္ သူတို႔လုပ္မိသည့္ အမွားအယြင္းကေလးေတြကို သူတို႔ရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ မွတ္တမ္းတင္ထားရွိၿပီး လူ႔စြမ္းအား အရင္းအျမစ္ဌာနက သိမ္းဆည္းထားတာမ်ဳိးကိုေတာ့ မလိုလားတတ္ၾကေပ။ ထို႔အတြက္ ဘယ္လိုမ်ဳိး ေဆာင္ရြက္သင့္သလဲ ဆံုးျဖတ္ခ်က္မ်ားကို မန္ေနဂ်ာေတြကပဲ ခက္ခက္ခဲခဲ ခ်မွတ္ၾကရသည္။
ဆိုၾကပါစို႔။ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းတစ္ဦး၏ ထုတ္လုပ္မႈ က်ဆင္းေနသည္ကို ေတြ႕ျမင္လိုက္ရသည္။ သို႔ဆိုလွ်င္ ယင္းသို႔ ထုတ္လုပ္မႈ က်ဆင္းေနတာႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းၿပီး အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းႏွင့္ ေတြ႕ဆံု ေဆြးေႏြးေျပာဆိုရန္ လိုအပ္လာမည္ ျဖစ္သည္။ ထိုသို႔ ေတြ႕ဆံုေဆြးေႏြးျခင္းကလည္း မိမိအတြက္ လုပ္သင့္လုပ္ထိုက္ေသာ အလုပ္တစ္ခုပင္ မဟုတ္ပါလား။ ျဖစ္ႏိုင္ပါက မိမိအေနျဖင့္ အလုပ္သမား၏ ထုတ္လုပ္မႈ က်ဆင္းေနျခင္းကို ရပ္တန္႔သြားေစလို၏ အကယ္၍ စာရင္းအင္း အခ်က္အလက္မ်ားႏွင့္ ေတြ႕ဆံုေဆြးေႏြးမႈ ရလဒ္မ်ားကို မိမိက မွတ္တမ္းတင္ ထားရွိသည္ ဆိုပါက အဆိုပါ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ားကို အလုပ္သမား၏ ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ မေပ်ာက္မပ်က္ ထည့္သြင္းသိမ္းဆည္းထာသင့္ပါသလား။ တခ်ဳိ႕ေသာ မန္ေနဂ်ာေတြက အလုပ္သမား၏ ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္သြင္း သိမ္းဆည္းထားတတ္ၾကပါသည္။
တခ်ဳိ႕ကမူ ထည့္သြင္း သိမ္းဆည္းထားျခင္း မျပဳတတ္ၾကေပ။ အကယ္၍ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ ျပႆနာမ်ား ေနာက္တစ္ႀကိမ္ ထပ္ျဖစ္ဦးမည္ ဆိုပါက သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားသည္ အလုပ္သမား၏ ဝန္ထမ္းသက္တမ္း တစ္ေလွ်ာက္မွာ အေရးပါေနလိမ့္မည္ဟု တခ်ဳိ႕ေသာ မန္ေနဂ်ာေတြက ဆိုၾကပါသည္။ အထူးသျဖင့္ လုပ္ငန္း အဖြဲ႕အစည္း၏ တျခားေသာ ဌာနတစ္ခုသို႔ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းတစ္ဦး ေျပာင္းေရႊ႕သြားေသာ အခါမ်ဳိးတြင္ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားက အေရးပါေနလိမ့္မည္ဟု ဆိုၾကပါသည္။ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ားႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည့္ အဆိုပါ သေဘာထားအတြက္ တစ္စံုတစ္ရာေသာ အေၾကာင္းျပခ်က္ ရွိပါသည္။ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားကို ယာယီ ေတးမွတ္ထားရာမွ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္သို႔ အၿမဲတမ္း မွတ္တမ္းအျဖစ္ ပို႔ေဆာင္ သိမ္းဆည္းျခင္းကို မလိုလားသည့္ မန္ေနဂ်ာမ်ားက သက္ဆိုင္ရာ အလုပ္သမားႏွင့္ အရင္ဦးစြာ ေတြ႕ဆံုၿပီး ျပႆနာကို ေျဖရွင္းသင့္သည္ဟု မွတ္ယူထားၾကပါသည္။
ထိုသို႔ ေဆာင္ရြက္ျခင္းျဖင့္ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္း၏ ကုိယ္ေရးဖိုင္ထဲမွာ မွတ္တမ္းထည့္သြင္း ေရးသားရေလာက္သည့္ အေနအထားမ်ဳိးသို႔ မေရာက္မီ အလုပ္သမားအတြက္ မန္ေနဂ်ာ၏ ကူညီပံ့ပိုးမႈျဖင့္ သူ႔ရဲ႕ ခ်ဳိ႕ယြင္းခ်က္ကို ျပဳျပင္ႏိုင္မည့္ အခ်ိန္ ရရွိႏိုင္မည္ ျဖစ္သည္။ ထို႔အတြက္ မန္ေနဂ်ာမ်ားက ေအာက္ပါအတိုင္း အဖြင့္စကား ဆိုႏိုင္ပါသည္။ “ကိုစည္သူေရ ေဟာဒီမွာ ျပႆနာ တစ္ခုကိုေတာ့ ကၽြန္ေတာ္တို႔ ေတြ႕ေနရပါၿပီ။ အဲဒီ ျပႆနာကို ေရွ႕လာမယ့္ ၃ လ အတြင္းမွာ ကၽြန္ေတာ္တို႔ ကိုင္တြယ္ ေျဖရွင္းႏိုင္မလား၊ မေျဖရွင္းႏိုင္ဘူးလား ဆိုတာကို ကၽြန္ေတာ္တို႔ ေဆြးေႏြး တိုင္ပင္သင့္တယ္လို႔ ကၽြန္ေတာ္ ထင္ပါတယ္။ အကယ္လို႔ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ စီမံကိန္း ေရးဆြဲေရးအတြက္ ေတြ႕ဆံု ေဆြးေႏြးခဲ့ၾကစဥ္က ခင္ဗ်ားနဲ႔ ကၽြန္ေတာ္ သေဘာတူထားခဲ့တဲ့ ထုတ္လုပ္မႈ စံခ်ိန္စံၫႊန္းကို ျပည့္မီေအာင္ ခင္ဗ်ား အေကာင္အထည္ေဖာ္ မေဆာင္ရြက္ႏိုင္ဘူးဆိုရင္ အဲဒီျပႆနာကို ခင္ဗ်ားရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္သြင္း ေရးသားရပါလိမ့္မယ္။ အကယ္လို႔ ခင္ဗ်ားအေနနဲ႔ စံခ်ိန္စံညႊန္း ျပည့္မီေအာင္ အေကာင္အထည္ေဖာ္ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္တယ္ ဆိုရင္ေတာ့ အဲဒီကိစၥဟာ ျပႆနာတစ္ခု မဟုတ္ေတာ့တဲ့အတြက္ ခင္ဗ်ားရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္ေရးစရာ မလိုဘူးေပါ့ဗ်ာ”
အထက္တြင္ ေရးသား ေဖာ္ျပထားသည့္အတိုင္း ခ်ဥ္းကပ္ကိုင္တြယ္ ေျပာဆိုမႈသည္ ပိုမို တရားမွ်တမႈ ရွိသည့္အျပင္ ႏွစ္ဦးႏွစ္ဖက္စလံုး အတြက္ အဆင္ေျပႏိုင္ေသာ အေနအထားမွာလည္း ရွိပါသည္။ ဆိုရေသာ္ အလုပ္သမား၏ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္သြင္း မွတ္တမ္းတင္ထားသင့္၊ မသင့္ဆိုသည့္ ဆံုးျဖတ္ခ်က္သည္
-ျပႆနာ၏ အေရးပါမႈ၊
-ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ႏွင့္ ကုမၸဏီ၏ ေပၚလစီ၊
- မိမိ၏ သေဘာထား အျမင္ႏွင့္
-မိမိႏွင့္ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းတို႔အၾကား ေရရွည္ေကာင္းမြန္ေသာ ဆက္ဆံေရး တည္ေဆာက္မႈအ လားအလာ တို႔အေပၚ မူတည္ေနပါသည္။
အႀကံျပဳခ်က္မ်ား
အခ်က္အလက္မ်ား ေကာက္ယူ စုစည္းျခင္း၊ ေလ့လာ ေစာင့္ၾကည့္ျခင္းႏွင့္ မွတ္တမ္းမွတ္ရာ ျပဳစုထားရွိျခင္းတို႔ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္း၍ မည္သို႔မည္ပံု ေဆာင္ရြက္ရမလဲ ဆိုသည့္ အခ်က္မွာ မိမိ ေတြ႕ႀကံဳေနရေသာ အေျခအေနမ်ားႏွင့္ ကုမၸဏီ၏ ေပၚလစီတို႔အေပၚ အမ်ားႀကီး မူတည္ပါသည္။ သို႔ျဖစ္သည့္အေလ်ာက္ အႀကံျပဳခ်က္ အခ်ဳိ႕ကို တင္ျပျခင္းျဖင့္ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ အခ်က္အလက္မ်ား အေၾကာင္းကို အဆံုးသတ္လိုပါသည္။ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ေကာက္ယူ စုစည္းျခင္းသည္ မိမိ တစ္ဦးတည္းႏွင့္သာ သက္ဆိုင္ေသာ သီးသန္႔တာဝန္ ျဖစ္သည္ဟု မဆိုႏိုင္ပါ။ မိမိ၏ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းမ်ားထံမွလည္း အကူအညီမ်ားကို ယံုယံုၾကည္ၾကည္ႏွင့္ ရယူဖို႔ လိုအပ္ဦးမည္ ျဖစ္သည္။ ဥပမာအားျဖင့္ “ကလင္ကလင္” ႏွင့္ ၁၀ ၾကိမ္မွ အႀကိမ္ ၂၀ ခန္႔အထိ တယ္လီဖုန္းဆက္တိုက္ ျမည္ေနသံကို မိမိ ၾကားလိုက္ရသည္ဟု ဆိုၾကပါစို႔။ ထိုသို႔ေသာ တယ္လီဖုန္း ဆက္တိုက္ ျမည္ေနသံက ဘာေတြကို ေဖာ္ညႊန္းေနပါသနည္း။ ေဖာ္ညႊန္းေနသည္မွာ တစ္စံုတစ္ရာေသာ ျပႆနာ ရွိေနၿပီဟူ၍ ျဖစ္ေကာင္း ျဖစ္ေနပါလိမ့္မည္။ သို႔ျဖစ္လွ်င္ ျပႆနာက ဘယ္ေလာက္အထိ စိုးရိမ္ဖြယ္ရာ ျဖစ္ေနၿပီလဲ ဆိုတာကို သိရွိႏိုင္ဖို႔အတြက္ စူးစမ္း ေလ့လာဖို႔ လိုအပ္ပါလိမ့္မည္။ ထို႔အတြက္ တစ္ခုတည္းေသာ နည္းလမ္းမွာ -
-ဒီလိုျဖစ္ေနတာ ဘယ္ေလာက္ ၾကာေနၿပီလဲ ဆိုတာႏွင့္
-တယ္လီဖုန္း ေခၚသူသည္ တစ္ဖက္မွ ျပန္ထူးသံ ၾကားရေအာင္ ဘယ္ေလာက္ၾကာၾကာ ေစာင့္ဆိုင္းေနရသလဲ ဆိုတာေတြကို စူးစမ္း ေလ့လာျခင္း ျဖစ္သည္။
ေမာင္ေရေအး (ဟားဗတ္တကၠသိုလ္)
-အမႈေဆာင္ေတြဆီိက၊
-အလုပ္သမားေတြဆီက၊
-မိမိ (မန္ေနဂ်ာ) ဆီက၊
-မိမိရဲ႕ ဌာနႏွင့္ျဖစ္ေစ၊
-မိမိရဲ႕ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းမ်ားႏွင့္ ျဖစ္ေစ အျပန္အလွန္ ဆက္သြယ္ ေဆာင္ရြက္ေနရေသာ ကုမၸဏီအတြင္းရွိ တျခား ဌာနဆိုင္ရာ မန္ေနဂ်ာမ်ားႏွင့္ ဝန္ထမ္း အလုပ္သမားမ်ားဆီက၊
-လုပ္ငန္းသံုးကုန္ ေပးသြင္းသူမ်ား (suppliers)ဆီက သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ရရွိႏိုင္ပါသည္။
ဤမွ်ေလာက္ ေရးသားေဖာ္ရလွ်င္ မည္သို႔ေသာ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ေကာက္ယူ စုစည္းရမည္၊ မည္သည့္ ေနရာကေန ေကာက္ယူ စုစည္းႏိုင္သည္ ဆိုတာကို အၾကမ္းဖ်င္းသေဘာ သိရွိ နားလည္ႏိုင္လိမ့္မည္ဟု ေမွ်ာ္လင့္ရပါသည္။ ေနာက္ ေမးခြန္း တစ္ခုမွာ -“ဘာေတြကို မွတ္တမ္းမွတ္ရာ ျပဳထားရမလဲ” ဆိုတာပဲ ျဖစ္သည္။ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ စီမံခန္႔ခြဲမႈ အတြက္ပဲ ဆိုလွ်င္ ေအာက္ေဖာ္ျပပါတို႔ကို မ်က္ျခည္မျပတ္ သိရွိေနႏိုင္ဖို႔ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ား ျပဳထားရန္ လိုအပ္ပါလိမ့္မည္။
-ရည္မွန္းခ်က္မ်ားႏွင့္ စံခ်ိန္စံႏႈန္းမ်ား ျပည့္မီေအာင္ အေကာင္အထည္ ေဖာ္ႏိုင္မႈ မေဖာ္ႏိုင္မႈ မွတ္တမ္းမ်ား၊
-အလုပ္သမားတစ္ဦး၏ အျပဳအမႈ သို႔တည္းမဟုတ္ လုပ္ေဆာင္ခ်က္အေပၚ ခ်ီးက်ဴး ေဝဖန္ သံုးသပ္မႈမ်ား၊
-ညံ့ဖ်င္းေသာ လုပ္ေဆာင္ခ်က္လား၊ သို႔တည္းမဟုတ္ သာလြန္ ေကာင္းမြန္ေသာ လုပ္ေဆာင္ခ်က္လား ဆိုသည္ကို ေျခေျချမစ္ျမစ္ သတ္မွတ္ႏိုင္ဖို႔ အတြက္ လိုအပ္သည့္ ခိုင္လံုေသာ အေထာက္အထားမ်ား၊
-မိမိႏွင့္ မိမိ၏ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းမ်ားအတြက္ ျပႆနာ၏ အရင္းအျမစ္ သို႔တည္းမဟုတ္ ေအာင္ျမင္မႈ၏ အေၾကာင္းတရားတို႔ကို ပိုင္းျခား သတ္မွတ္ရာတြင္ အေထာက္အကူ ျဖစ္ေစသည့္ တျခားေသာ အခ်က္အလက္မ်ား၊
-လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းအား သိရွိၿပီး ျဖစ္ေၾကာင္း လက္မွတ္ ေရးထိုးေစရေလာက္ေအာင္ အေရးႀကီးသည့္ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည့္ မိမိႏွင့္ ဝန္ထမ္း အလုပ္သမားတို႔ အၾကား ေျပာဆိုေဆြးေႏြးမႈ မွတ္တမ္းမ်ား၊
-အေရးပါေသာ ျဖစ္ရပ္ အခ်က္အလက္မ်ား (critical incident data)။
အေရးပါေသာ ျဖစ္ရပ္ အခ်က္အလက္မ်ားဟု ဆိုရာတြင္ ေယဘုယ်အားျဖင့္ အတိုင္းအတာ တစ္ခုအရ လြန္ကဲေသာ အျပဳအမူမ်ဳိး၊ အထူးသျဖင့္ အဖ်က္သေဘာ ေဆာင္သည့္ အျပဳအမူမ်ဳိးကို ဆိုလိုပါသည္။ ဥပမာအားျဖင့္ အရက္ေသစာ ေသာက္စားမူးယစ္ၿပီး အလုပ္ခြင္သို႔ ေရာက္လာတာမ်ဳိး၊ ေဖာက္သည္က က်ိန္ဆဲတာမ်ဳိး၊ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ားအား ေအာ္ဟစ္ ႀကိမ္းေမာင္းတာမ်ဳိး၊ စိတ္အေႏွာင့္အယွက္ ေပးတာမ်ဳိး၊ သို႔တည္းမဟုတ္ ခိုးဝွက္တာမ်ဳိး ျဖစ္သည္။ အေရးပါေသာ ျဖစ္ရပ္တခ်ဳိ႕သည္ အလုပ္မွ ခ်က္ခ်င္း ထုတ္ပယ္ရေလာက္ေစသည့္ ခိုင္လံုေသာ အရင္းခံ အေၾကာင္းတရားမ်ား ျဖစ္သည္ကို ေတြ႕ျမင္ႏိုင္ပါသည္။ အဆိုပါ ျဖစ္ရပ္မ်ား ေပၚေပါက္လာသည့္အခါ သက္ဆိုင္ရာ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားကို ျပည့္စံုႏိုင္သမွ် ျပည့္ျပည့္စံုစံုႏွင့္ အခ်ိန္ေစာႏိုင္သမွ် ေစာေစာ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ား ျပဳစုထားျခင္းသည္ အေကာင္းဆံုး ျဖစ္ပါသည္။
ဥပမာ- အလုပ္သမားတစ္ဦး ယမကာရနံ႔ တသင္းသင္း၊ စကား ဗလံုးဗေထြးႏွင့္ အလုပ္ခြင္သို႔ ေရာက္လာတာမ်ဳိး ေတြ႕ျမင္ရသည့္အခါ ေန႔ရက္၊ အခ်ိန္အခါႏွင့္ အဆိုပါ အလုပ္သမားရဲ႕အျပဳအမူ အေသးစိတ္ အခ်က္အလက္မ်ားအျပင္ မိမိ မည္သို႔ ထိေတြ႕ ကိုင္တြယ္ခဲ့သလဲ ဆိုတာေတြကို မွတ္တမ္း တင္ထားရမည္ ျဖစ္သည္။ ျဖစ္သမွ် ဇာတ္ေၾကာင္းကို ျပန္ေျပာင္းတင္ျပသည့္ ပံုစံျဖင့္ အစီရင္ခံစာကိုလည္း ေရးသား ျပဳစုထားရမည္ ျဖစ္သည္။ ထိုသို႔ ေရးသားရာတြင္ အမွန္တကယ္ ဘာျဖစ္ခဲ့သလဲ ဆိုတာကိုပဲ ေရးသား ေဖာ္ျပရပါမည္။ ပံုႀကီးခ်ဲ႕တာမ်ဳိး၊ သို႔တည္းမဟုတ္ ေကာက္ခ်က္ခ်တာမ်ဳိး မပါရွိေစရပါ။ အလြန္ဆိုးရြားေသာ အေျခအေနမ်ဳိးဆိုလွ်င္ မ်က္ျမင္ကိုယ္ေတြ႕ ႀကံဳရသူ ၾကားလူ(third party) တစ္ဦးဦးအား အျဖစ္အပ်က္ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည့္ အစီရင္ခံစာကို ေရးသား တင္ျပထားေစရသည္။ အလုပ္မွ ထုတ္ပယ္ရေလာက္ေအာင္၊ သို႔တည္းမဟုတ္ ဥပေဒေၾကာင္းအရ အေရးယူရေလာက္ေအာင္ ေဆာင္ရြက္ရန္ လိုအပ္သည့္ အေျခအေနမ်ဳိး ျဖစ္သည္ဆိုပါက အေရးပါေသာ အျဖစ္အပ်က္ အစီရင္ခံစာမ်ား (critical incident reports)သည္ အလြန္ပင္ အေရးႀကီးလွပါသည္။ ယင္း အစီရင္ခံစာမ်ားသည္ စိုးရိမ္ဖြယ္ရာ ဆိုးဆိုးဝါးဝါး ျပႆနာမ်ားကို မွန္မွန္ကန္ကန္ ကိုင္တြယ္ ေျဖရွင္းႏုိင္ရန္အတြက္ လိုအပ္ေသာ အေထာက္အထားမ်ားလည္း ျဖစ္ၾကသည္။ အထူးသျဖင့္ ထိကပါး ရိကပါး အေႏွာင့္အယွက္ ေပးသည့္ အမႈကိစၥ (harassment)မ်ဳိးအတြက္ အလြန္ပင္ အေရးပါေသာ အေထာက္အထားမ်ား ျဖစ္ၾကပါသည္။
လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ မွတ္တမ္းမ်ား၏ လားရာ
လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ားကို အက်ဳိးရွိေအာင္ မည္သို႔ အသံုးျပဳရပါမည္နည္း။ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းမ်ားက သူတို႔အေပၚ ခ်ီးက်ဴးဂုဏ္ျပဳမႈေတြ၊ သူတို႔ရဲ႕ ေအာင္ျမင္မႈေတြ၊ ေဖာက္သည္ေတြရဲ႕ ခ်ီးမြမ္းမႈေတြ အစရွိေသာ အျပဳသေဘာေဆာင္သည့္ အေထာက္အထား မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ား အားလံုးကို သူတို႔ရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ေတြထဲမွာ မေပ်ာက္မပ်က္ သိမ္းဆည္းထားေစလိုၾကသည္။ သို႔ေသာ္ သူတို႔လုပ္မိသည့္ အမွားအယြင္းကေလးေတြကို သူတို႔ရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ မွတ္တမ္းတင္ထားရွိၿပီး လူ႔စြမ္းအား အရင္းအျမစ္ဌာနက သိမ္းဆည္းထားတာမ်ဳိးကိုေတာ့ မလိုလားတတ္ၾကေပ။ ထို႔အတြက္ ဘယ္လိုမ်ဳိး ေဆာင္ရြက္သင့္သလဲ ဆံုးျဖတ္ခ်က္မ်ားကို မန္ေနဂ်ာေတြကပဲ ခက္ခက္ခဲခဲ ခ်မွတ္ၾကရသည္။
ဆိုၾကပါစို႔။ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းတစ္ဦး၏ ထုတ္လုပ္မႈ က်ဆင္းေနသည္ကို ေတြ႕ျမင္လိုက္ရသည္။ သို႔ဆိုလွ်င္ ယင္းသို႔ ထုတ္လုပ္မႈ က်ဆင္းေနတာႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းၿပီး အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းႏွင့္ ေတြ႕ဆံု ေဆြးေႏြးေျပာဆိုရန္ လိုအပ္လာမည္ ျဖစ္သည္။ ထိုသို႔ ေတြ႕ဆံုေဆြးေႏြးျခင္းကလည္း မိမိအတြက္ လုပ္သင့္လုပ္ထိုက္ေသာ အလုပ္တစ္ခုပင္ မဟုတ္ပါလား။ ျဖစ္ႏိုင္ပါက မိမိအေနျဖင့္ အလုပ္သမား၏ ထုတ္လုပ္မႈ က်ဆင္းေနျခင္းကို ရပ္တန္႔သြားေစလို၏ အကယ္၍ စာရင္းအင္း အခ်က္အလက္မ်ားႏွင့္ ေတြ႕ဆံုေဆြးေႏြးမႈ ရလဒ္မ်ားကို မိမိက မွတ္တမ္းတင္ ထားရွိသည္ ဆိုပါက အဆိုပါ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ားကို အလုပ္သမား၏ ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ မေပ်ာက္မပ်က္ ထည့္သြင္းသိမ္းဆည္းထာသင့္ပါသလား။ တခ်ဳိ႕ေသာ မန္ေနဂ်ာေတြက အလုပ္သမား၏ ကုိယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္သြင္း သိမ္းဆည္းထားတတ္ၾကပါသည္။
တခ်ဳိ႕ကမူ ထည့္သြင္း သိမ္းဆည္းထားျခင္း မျပဳတတ္ၾကေပ။ အကယ္၍ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ ျပႆနာမ်ား ေနာက္တစ္ႀကိမ္ ထပ္ျဖစ္ဦးမည္ ဆိုပါက သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားသည္ အလုပ္သမား၏ ဝန္ထမ္းသက္တမ္း တစ္ေလွ်ာက္မွာ အေရးပါေနလိမ့္မည္ဟု တခ်ဳိ႕ေသာ မန္ေနဂ်ာေတြက ဆိုၾကပါသည္။ အထူးသျဖင့္ လုပ္ငန္း အဖြဲ႕အစည္း၏ တျခားေသာ ဌာနတစ္ခုသို႔ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္းတစ္ဦး ေျပာင္းေရႊ႕သြားေသာ အခါမ်ဳိးတြင္ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားက အေရးပါေနလိမ့္မည္ဟု ဆိုၾကပါသည္။ မွတ္တမ္းမွတ္ရာမ်ားႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည့္ အဆိုပါ သေဘာထားအတြက္ တစ္စံုတစ္ရာေသာ အေၾကာင္းျပခ်က္ ရွိပါသည္။ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ားကို ယာယီ ေတးမွတ္ထားရာမွ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္သို႔ အၿမဲတမ္း မွတ္တမ္းအျဖစ္ ပို႔ေဆာင္ သိမ္းဆည္းျခင္းကို မလိုလားသည့္ မန္ေနဂ်ာမ်ားက သက္ဆိုင္ရာ အလုပ္သမားႏွင့္ အရင္ဦးစြာ ေတြ႕ဆံုၿပီး ျပႆနာကို ေျဖရွင္းသင့္သည္ဟု မွတ္ယူထားၾကပါသည္။
ထိုသို႔ ေဆာင္ရြက္ျခင္းျဖင့္ အလုပ္သမား ဝန္ထမ္း၏ ကုိယ္ေရးဖိုင္ထဲမွာ မွတ္တမ္းထည့္သြင္း ေရးသားရေလာက္သည့္ အေနအထားမ်ဳိးသို႔ မေရာက္မီ အလုပ္သမားအတြက္ မန္ေနဂ်ာ၏ ကူညီပံ့ပိုးမႈျဖင့္ သူ႔ရဲ႕ ခ်ဳိ႕ယြင္းခ်က္ကို ျပဳျပင္ႏိုင္မည့္ အခ်ိန္ ရရွိႏိုင္မည္ ျဖစ္သည္။ ထို႔အတြက္ မန္ေနဂ်ာမ်ားက ေအာက္ပါအတိုင္း အဖြင့္စကား ဆိုႏိုင္ပါသည္။ “ကိုစည္သူေရ ေဟာဒီမွာ ျပႆနာ တစ္ခုကိုေတာ့ ကၽြန္ေတာ္တို႔ ေတြ႕ေနရပါၿပီ။ အဲဒီ ျပႆနာကို ေရွ႕လာမယ့္ ၃ လ အတြင္းမွာ ကၽြန္ေတာ္တို႔ ကိုင္တြယ္ ေျဖရွင္းႏိုင္မလား၊ မေျဖရွင္းႏိုင္ဘူးလား ဆိုတာကို ကၽြန္ေတာ္တို႔ ေဆြးေႏြး တိုင္ပင္သင့္တယ္လို႔ ကၽြန္ေတာ္ ထင္ပါတယ္။ အကယ္လို႔ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ စီမံကိန္း ေရးဆြဲေရးအတြက္ ေတြ႕ဆံု ေဆြးေႏြးခဲ့ၾကစဥ္က ခင္ဗ်ားနဲ႔ ကၽြန္ေတာ္ သေဘာတူထားခဲ့တဲ့ ထုတ္လုပ္မႈ စံခ်ိန္စံၫႊန္းကို ျပည့္မီေအာင္ ခင္ဗ်ား အေကာင္အထည္ေဖာ္ မေဆာင္ရြက္ႏိုင္ဘူးဆိုရင္ အဲဒီျပႆနာကို ခင္ဗ်ားရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္သြင္း ေရးသားရပါလိမ့္မယ္။ အကယ္လို႔ ခင္ဗ်ားအေနနဲ႔ စံခ်ိန္စံညႊန္း ျပည့္မီေအာင္ အေကာင္အထည္ေဖာ္ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္တယ္ ဆိုရင္ေတာ့ အဲဒီကိစၥဟာ ျပႆနာတစ္ခု မဟုတ္ေတာ့တဲ့အတြက္ ခင္ဗ်ားရဲ႕ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္ေရးစရာ မလိုဘူးေပါ့ဗ်ာ”
အထက္တြင္ ေရးသား ေဖာ္ျပထားသည့္အတိုင္း ခ်ဥ္းကပ္ကိုင္တြယ္ ေျပာဆိုမႈသည္ ပိုမို တရားမွ်တမႈ ရွိသည့္အျပင္ ႏွစ္ဦးႏွစ္ဖက္စလံုး အတြက္ အဆင္ေျပႏိုင္ေသာ အေနအထားမွာလည္း ရွိပါသည္။ ဆိုရေသာ္ အလုပ္သမား၏ ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ထဲမွာ ထည့္သြင္း မွတ္တမ္းတင္ထားသင့္၊ မသင့္ဆိုသည့္ ဆံုးျဖတ္ခ်က္သည္
-ျပႆနာ၏ အေရးပါမႈ၊
-ကိုယ္ေရးမွတ္တမ္း ဖိုင္ႏွင့္ ကုမၸဏီ၏ ေပၚလစီ၊
- မိမိ၏ သေဘာထား အျမင္ႏွင့္
-မိမိႏွင့္ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းတို႔အၾကား ေရရွည္ေကာင္းမြန္ေသာ ဆက္ဆံေရး တည္ေဆာက္မႈအ လားအလာ တို႔အေပၚ မူတည္ေနပါသည္။
အႀကံျပဳခ်က္မ်ား
အခ်က္အလက္မ်ား ေကာက္ယူ စုစည္းျခင္း၊ ေလ့လာ ေစာင့္ၾကည့္ျခင္းႏွင့္ မွတ္တမ္းမွတ္ရာ ျပဳစုထားရွိျခင္းတို႔ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္း၍ မည္သို႔မည္ပံု ေဆာင္ရြက္ရမလဲ ဆိုသည့္ အခ်က္မွာ မိမိ ေတြ႕ႀကံဳေနရေသာ အေျခအေနမ်ားႏွင့္ ကုမၸဏီ၏ ေပၚလစီတို႔အေပၚ အမ်ားႀကီး မူတည္ပါသည္။ သို႔ျဖစ္သည့္အေလ်ာက္ အႀကံျပဳခ်က္ အခ်ဳိ႕ကို တင္ျပျခင္းျဖင့္ လုပ္ရည္ကိုင္ရည္ အခ်က္အလက္မ်ား အေၾကာင္းကို အဆံုးသတ္လိုပါသည္။ သတင္း အခ်က္အလက္မ်ား ေကာက္ယူ စုစည္းျခင္းသည္ မိမိ တစ္ဦးတည္းႏွင့္သာ သက္ဆိုင္ေသာ သီးသန္႔တာဝန္ ျဖစ္သည္ဟု မဆိုႏိုင္ပါ။ မိမိ၏ လက္ေအာက္ ဝန္ထမ္းမ်ားထံမွလည္း အကူအညီမ်ားကို ယံုယံုၾကည္ၾကည္ႏွင့္ ရယူဖို႔ လိုအပ္ဦးမည္ ျဖစ္သည္။ ဥပမာအားျဖင့္ “ကလင္ကလင္” ႏွင့္ ၁၀ ၾကိမ္မွ အႀကိမ္ ၂၀ ခန္႔အထိ တယ္လီဖုန္းဆက္တိုက္ ျမည္ေနသံကို မိမိ ၾကားလိုက္ရသည္ဟု ဆိုၾကပါစို႔။ ထိုသို႔ေသာ တယ္လီဖုန္း ဆက္တိုက္ ျမည္ေနသံက ဘာေတြကို ေဖာ္ညႊန္းေနပါသနည္း။ ေဖာ္ညႊန္းေနသည္မွာ တစ္စံုတစ္ရာေသာ ျပႆနာ ရွိေနၿပီဟူ၍ ျဖစ္ေကာင္း ျဖစ္ေနပါလိမ့္မည္။ သို႔ျဖစ္လွ်င္ ျပႆနာက ဘယ္ေလာက္အထိ စိုးရိမ္ဖြယ္ရာ ျဖစ္ေနၿပီလဲ ဆိုတာကို သိရွိႏိုင္ဖို႔အတြက္ စူးစမ္း ေလ့လာဖို႔ လိုအပ္ပါလိမ့္မည္။ ထို႔အတြက္ တစ္ခုတည္းေသာ နည္းလမ္းမွာ -
-ဒီလိုျဖစ္ေနတာ ဘယ္ေလာက္ ၾကာေနၿပီလဲ ဆိုတာႏွင့္
-တယ္လီဖုန္း ေခၚသူသည္ တစ္ဖက္မွ ျပန္ထူးသံ ၾကားရေအာင္ ဘယ္ေလာက္ၾကာၾကာ ေစာင့္ဆိုင္းေနရသလဲ ဆိုတာေတြကို စူးစမ္း ေလ့လာျခင္း ျဖစ္သည္။
ေမာင္ေရေအး (ဟားဗတ္တကၠသိုလ္)
Posted in: Management
0 comments:
Post a Comment